IF函數完整教學：從基礎語法到進階應用一次掌握

大家好，我是阿明，一個經常和Excel打交道的上班族。今天想和大家聊聊IF函數，這個東西我用了好幾年，說實話，剛開始學的時候真的有點痛苦，老是搞不懂邏輯。但後來慢慢摸索，才發現IF函數其實沒那麼難，反而能幫我們解決很多工作中的麻煩事。如果你對IF函數還不太熟，別擔心，我會用最簡單的方式帶你一步一步學會。

記得有一次，老闆要我整理一份銷售報表，需要根據業績自動標記達標或未達標。那時我還傻傻的手動一個一個填，結果花了整整兩小時。後來同事教我用了IF函數，五分鐘就搞定了。從那以後，我就愛上了這個功能。不過，IF函數也不是萬能的，有時候嵌套太多層，程式碼會變得像亂麻一樣，連自己都看不懂。這點我必須吐槽一下，微軟為什麼不設計得更直觀一點呢？

什麼是IF函數？初學者必看基礎

IF函數是Excel中最基本的條件判斷函數，它的作用很簡單：根據某個條件成立與否，來返回不同的結果。說白了，就是讓Excel幫我們做選擇題。比如，如果業績大於100萬，就顯示“達標”，否則顯示“未達標”。這種情況用IF函數最合適。

我剛學的時候，總是把語法記錯，老是搞混參數的順序。後來我發現，用口訣來記會容易很多：如果條件成立，就做第一件事，否則做第二件事。這樣是不是好記多了？IF函數的應用範圍非常廣，從簡單的數據篩選到複雜的報表生成，都少不了它。

但要注意，IF函數只能處理真假值，如果條件比較複雜，可能需要結合其他函數一起用。這點我們後面會詳細說。

IF函數的語法結構詳細解析

IF函數的語法看起來很簡單，但實際用起來卻容易出錯。它的基本格式是：=IF(條件, 條件成立時的值, 條件不成立時的值)。條件部分可以是任何能返回TRUE或FALSE的運算式，比如A1>100。

我個人覺得，微軟在設計這個語法時，應該把參數名稱標得更清楚一點。畢竟對新手來說，記住三個參數的順序有點難度。下面我用一個表格來整理語法的各部分，這樣一目了然。

寫IF函數時，最常見的錯誤就是漏掉括號或逗號。我有次因為少了一個逗號，整個公式報錯，找了半天才發現問題。所以建議大家寫完後仔細檢查一下標點符號。

另外，條件部分一定要能返回邏輯值。如果你寫成A1=“文字”，記得確保A1確實是文字格式，否則可能會出錯。

從簡單到複雜：IF函數範例實戰

學語法不如直接看例子。我這裡分享幾個我常用的IF函數範例，從簡單的開始，慢慢加深難度。

第一個例子是最基本的：判斷成績是否及格。假設B欄是成績，我們在C欄寫公式：=IF(B2>=60, “及格”, “不及格”)。這樣如果成績大於等於60，就顯示及格，否則顯示不及格。這個例子很直觀，適合新手練習。

第二個例子稍微進階一點：根據銷售額計算獎金。如果銷售額超過100萬，獎金是銷售額的10%，否則為5%。公式可以寫成：=IF(B2>1000000, B2*0.1, B2*0.05)。這種計算型的IF函數在財務報表中很常見。

第三個例子是處理文字數據。比如根據部門代號顯示部門名稱：=IF(A2=“IT”, “資訊部”, IF(A2=“HR”, “人事部”, “其他”))。這裡用了嵌套IF函數，我們後面會細講。

這些範例都是我實際工作中用過的，確實能提高效率。但要注意，範例中的數據格式要一致，否則容易出錯。我有次因為數字和文字混用，結果公式一直報錯，後來才發現是數據格式問題。

進階技巧：嵌套IF函數怎麼用？

嵌套IF函數是IF函數的進階用法，簡單說就是在IF函數裡面再放一個IF函數。這樣可以處理多個條件。比如根據成績顯示等級：90分以上優，80-89良，70-79中，60-69及格，60以下不及格。

公式可以寫成：=IF(B2>=90, “優”, IF(B2>=80, “良”, IF(B2>=70, “中”, IF(B2>=60, “及格”, “不及格”)))。看起來有點複雜，但邏輯很清晰：從最高分開始判斷，一層一層往下。

嵌套IF函數雖然強大，但缺點也很明顯：層數太多時，公式會變得很長，難以閱讀和維護。我建議嵌套最好不要超過三層，否則不如用其他方法，比如VLOOKUP或IFS函數（如果版本支援）。

還有一點，寫嵌套IF函數時，括號一定要匹配。我有次因為少了一個括號，除錯除了半小時。現在我寫的時候都會數一下括號數量，避免這種低級錯誤。

常見地雷區：IF函數錯誤與修正

用IF函數時，難免會遇到一些錯誤。我整理了幾種最常見的錯誤和解決方法，希望能幫大家避開地雷。

第一種錯誤是#VALUE!，這通常是因為數據類型不匹配。比如條件部分用了文字，但預期是數字。解決方法是檢查數據格式，確保一致。

第二種錯誤是邏輯錯誤，公式沒報錯，但結果不對。這往往是條件寫錯了。比如該用>卻用了>=。這種錯誤最難找，建議用簡單數據測試一下。

第三種錯誤是嵌套層數太多，導致公式太長。Excel對嵌套層數有限制（舊版本最多7層，新版本更多），但就算不超限，也建議簡化公式。

下面列出幾個我常犯的錯誤，大家引以為戒：

• 忘記加引號：如果返回值是文字，一定要用引號包起來，否則Excel會以為是名稱。
• 條件順序錯誤：在嵌套IF函數中，條件要從嚴到寬判斷，否則可能漏判。
• 忽略空白單元格：如果條件涉及空白單元格，可能返回意外結果，最好用ISBLANK函數檢查。

這些錯誤我都遇到過，現在寫公式時會特別小心。

IF函數結合其他函數，威力加倍

IF函數單獨用已經很強，但結合其他函數更能發揮威力。我常用的是和AND、OR函數結合，處理多條件判斷。

比如，判斷員工是否獲得年度獎金：業績大於100萬且出勤率大於95%。公式可以寫成：=IF(AND(B2>1000000, C2>0.95), “有獎金”, “無獎金”)。這樣就不用寫複雜的嵌套了。

另一個常用的結合是與SUM函數。比如，只求和符合條格的數據：=SUM(IF(A1:A10>100, A1:A10, 0))。這其實是陣列公式的用法，需要按Ctrl+Shift+Enter輸入（新版本可能自動處理）。

我還喜歡用IF函數配合VLOOKUP，處理查找不到的錯誤。比如：=IF(ISNA(VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE)), “未找到”, VLOOKUP(A2, D:E, 2, FALSE))。這樣可以避免#N/A錯誤顯示。

不過，結合太多函數會讓公式變複雜，除錯時很頭痛。我有次寫了一個結合五個函數的公式，後來自己都看不懂了。所以建議適可而止，必要時拆成多個步驟。

真實案例：我如何用IF函數搞定報表

分享一個我自己的案例。去年公司要我做一份月度業績報告，需要自動標記各區業績狀態：超過目標120%為“超標”，100-120%為“達標”，80-100%為“待改進”，80%以下為“不及格”。

最初我用手動標記，但數據有幾千筆，根本做不完。後來我用IF函數寫了公式：=IF(B2>=1.2, “超標”, IF(B2>=1, “達標”, IF(B2>=0.8, “待改進”, “不及格”)))。結果十分鐘就搞定了，老闆還誇我效率高。

但這個公式有個問題：如果數據有空白或錯誤值，會返回錯誤結果。後來我加了錯誤處理：=IF(ISERROR(B2), “錯誤”, IF(B2>=1.2, “超標”, IF(B2>=1, “達標”, IF(B2>=0.8, “待改進”, “不及格”))))。這樣就更穩定了。

通過這個案例，我深深體會到IF函數的實用性。不過，如果條件再多一點，我可能會改用IFS函數（Excel 2019以上版本），公式會更簡潔。

讀者問答：關於IF函數的常見疑問

最後，我整理了一些常見問題，這些都是我和同事常遇到的，希望能幫大家解惑。

問：IF函數可以處理三個以上的條件嗎？答：可以，但要用嵌套IF函數或IFS函數。嵌套IF函數適合條件較少的情況，IFS函數更直觀，但需要新版本Excel。

問：如果條件是文字，怎麼寫？答：文字條件要用引號，比如=IF(A2=“是”, “成立”, “不成立”)。注意文字區分大小寫，如果需要不區分，可以用LOWER函數轉換。

問：IF函數能返回數字和文字混合嗎？答：可以，但返回值類型要一致，否則可能出錯。比如不要一個返回數字，一個返回文字，最好統一格式。

這些問題都是我實際遇過的，如果大家有其他疑問，歡迎留言討論。

總之，IF函數是Excel中不可或缺的工具，雖然有點學習曲線，但掌握後能大大提升工作效率。希望這篇文章對你有幫助！